トクする文書管理を一緒に見つけましょう

フォーワードは一番メリットのある文書管理サービスを選んでいただくための、お手伝いをさせていただきます。現状の診断をしてみたいという方、これから文書管理サービスの利用を検討される方、いま利用している文書管理サービスを最適化したいという方、社内(内製)文書管理の改善をしたいとお考えの方お気軽にフォーワードへお問い合わせください。

サービス内容

ライフサイクル全般

文書管理のルールがない ・・・ ファイリングシステム導入支援
ファイリングシステムが定着しない ・・・ 現行ファイリングシステムの見直し
紙文書を電子化したいが、時間もノウハウもない ・・・ 電子化アウトソーシング支援
機密情報や個人情報の保護に配慮した文書管理をしなければ ・・・ プライバシーマーク取得支援

保管(オフィス内)

執務スペースがせまい。収納がたりない ・・・ オフィス改善(スペース・レイアウト)
いつもいっぱい。何がどこにあるかわからない ・・・ 社内書庫改善提案
文書を見つけるのに時間がかかる ・・・ オフィス収納改善
オフィスも社内書庫も限界。スペースコストも削減したい ・・・ 外部倉庫導入支援

保存(オフィス外)

オフィスも社内書庫も限界。スペースコストも削減したい ・・・ 外部倉庫導入支援
利用している外部倉庫の見直しがしたい ・・・ 外部倉庫最適化

廃棄

重要書類の廃棄 ・・・ 廃棄リサイクルサービス(未開封溶解処理)
すぐにオフィスが書類であふれる ・・・ オフィスクリーンアップキャンペーン支援

文書管理とは

その文書管理サービス、どうやって選びましたか?

ファイリングコンサルティング、電子化サービス、文書保管倉庫、廃棄業者etc・・・。あなたの会社も、文書管理の各シーンで何らかのサービスを利用されていることでしょう。どのサービスも専門的なノウハウや設備や投資が必要とされるものばかり。なんでもかんでも自社でやるのではなく、アウトソーシングする。賢い選択です。

どうやって探しましたか?

インターネットやDM、飛び込みセールス、紹介・・・。さまざまな方法で資料や見積りを取り寄せたことでしょう。それらの比較検討に多くの時間を費やしながら、サービス提供者のそれぞれの「長所」を理解されたのではないでしょうか。

では、短所は?

ふつう、サービス提供者(売る側)は長所(メリット)の部分を強調して提案します。短所(お客様側から見たデメリット)についてはあまり触れません。そんな提供者目線の提案から、自社のデメリットを推察することができるものでしょうか。残念ながら非常に困難であるといわざるをえません。サービス提供をうけた後、「え、そうだったの?」「これって聞いてたっけ?」という経験をされた方も少なくないでしょう。ちょっと思い出してみてください。何を基準に最終決定をしましたか?

  • コスト
  • サービス内容
  • 企業規模、第三者認証の有無
  • 営業マンの熱心さ
  • △△社、○○さんの紹介だったので安心して任せた
  • グループ会社が利用しているから

どれも間違いではありません。でも、どれも検討すべき条件のひとつでしかない。文書管理サービスのほとんどは、「モノ」を売るサービスではありません。お客様の業種や企業文化と、導入するサービスの相性やレベル差を評価することも重要です。それゆえに単なる「マッチングサイト」的な検討や、価格比較だけではうまくいかない。そこにあった数社のみを対象にした、あいまいな比較と検討で終わっていたかも知れません。お客様のご要望に合致する文書管理サービスを選ぶためには、メリット、デメリットを冷静に評価できる「プロの目」が必要なのです。

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